在Office 365的PPT里加视频？这事儿真没那么玄乎

说实话,我第一次在PPT里鼓捣视频的时候，心里特别没底，那会儿我还在用本地安装的Office 2016，后来换成Office 365，发现好多功能位置都不太一样，尤其是那个“插入视频”的按钮，我愣是找了三分钟——你们信不信？其实这很正常，因为微软这些年一直在更新界面，你看到的和我看到的，可能压根就不是同一个样子。

先跟你聊聊为啥要在PPT里放视频,很简单，一张图胜过千言万语，一段视频呢？那简直是千军万马啊，比如你要做个产品演示，光靠嘴说“我们的机器运行流畅”那是空话，直接放一段工厂里生产线跑起来的视频，客户一眼就懂了，再比如你在做教学课件，讲到血液循环，放个专业动画视频比你说半小时都管用，视觉冲击力这东西，文字比不了。

前提条件：你用的到底是哪个“Office 365”？

我知道你肯定急着想知道具体怎么操作,但咱们得先确认一个事：你手头的PPT是不是Office 365版本？怎么看？打开PPT，点左上角“文件”，再点“账户”，在“PowerPoint”那行能看到版本号，如果你看到的是“Microsoft 365”（有些版本里叫Office 365），那就对了，如果你还在用PPT 2013或者2010，那有些功能可能不太一样，不过别担心，我这篇文章主要讲的是Office 365（也就是订阅制那个），但很多操作在旧版本里也类似。

还有个小细节得注意：Office 365分“即用即付”的Web版和桌面版，Web版功能没那么全，比如不能直接嵌入视频文件，只能插入在线视频链接，你要想插本地视频，那就得用桌面版，这个区别挺大的，我后面会说清楚，顺便提一句，我的电脑是Windows系统，如果你是Mac用户，界面布局稍稍有点不同，但核心逻辑一样——别慌。

第一步：本地视频怎么插进PPT里？

说真的,本地视频插入这个功能，Office 365做得比以前的版本好太多了，以前你插个视频，PPT文件体积会大得离谱，发个邮件都费劲，现在好多了，支持压缩，还能选择“只存链接”以节省空间。

具体操作很简单：打开你的PPT，找到你想放视频的那一页，然后看顶部菜单栏，找到“插入”选项卡，在“媒体”组里，你会看到一个“视频”按钮——对，就是那个小摄像机图标，点它，会弹出两个选项：“此设备”和“联机视频”。

如果你视频存在电脑硬盘里,选“此设备”，然后像选照片一样找到你的视频文件，支持MP4、WMV、AVI这些常见格式，我建议你尽量用MP4格式，因为几乎所有电脑都能播，不挑播放器，插进去之后，你可以拖动视频框四角的白色小圆点调整大小，还能拖到页面任意位置，我通常习惯把视频放在页面中央，或者右下角——这个看你自己排版。

有个小坑我得提醒你：视频文件越大，PPT加载越慢，我曾经插过一个1080p、时长40分钟的视频，结果打开那个PPT愣是卡了半分钟，后来我学乖了，用格式工厂把视频压缩到720p，时长控制在5分钟以内，那叫一个流畅，要是你视频太长，建议用视频编辑软件先剪好，再插进来。

第二步：在线视频怎么搞？YouTube、B站都能用

你要是从网上找个视频,比如某乎上的教程或者公开课的片段，那就不需要下载了，直接插链接就行，在Office 365的“联机视频”里，你可以贴YouTube、Vimeo、SlideShare、甚至腾讯视频的视频链接，操作比放本地视频还简单：点“联机视频”，弹出一个对话框，你把视频网址粘贴进去，点确定就行了，PPT会自动生成一个播放窗口，正常放映时能直接在线播。

不过这里有个关键点：放映时需要网络，我试过在没WiFi的会议室里打开一个含在线视频的PPT，结果那个位置黑乎乎一片，尴尬得不行，所以你要是去现场演示，一定要提前下载好视频，或者确认现场有稳定网络，我有个习惯：重要场合都是备份两套——一套插在线视频，另一套插本地视频，保险嘛。

有些在线视频平台可能不让直接嵌入,比如某些版权限制的内容，这时候你就得先下载（注意版权），再用第一种方法插本地视频。

第三步：视频格式、大小、以及那些“坑”

我在前面提到了MP4是最保险的格式,Office 365支持的格式还有WMV、ASF、AVI、QuickTime（.mov）这些，但苹果的.mov格式在Windows上有时会出问题——我在朋友电脑上吃过这个亏，所以统一用MP4准没错。

视频大小说起来挺折腾,PPT本身对单个视频文件的大小限制是2GB以内，但2GB的视频放进去，你那个PPT文件会变得超级大，比如你做个年终总结PPT，里面插了三个产品演示视频，每个都几百兆，那最终PPT文件可能就奔着1.5G去了，发邮箱？别想了，发微信？也悬，怎么办？

我的办法是先压缩，用任何免费的视频压缩软件（比如HandBrake、格式工厂）把视频压到480p或者720p，码率调低一点，讲课用的视频其实不需要太高清，能看清画面内容就行，压缩后通常能缩减到原来的三分之一甚至更小，还有一种更聪明的办法——把视频上传到OneDrive（微软自己的云盘），然后在PPT里通过“联机视频”插入链接，这样你的PPT文件本身只有几十KB，视频实际存在云端，播放时实时加载，缺点还是那个——得联网。

还有个小细节：你插完视频后，PPT会自动弹出一个“视频工具”菜单，里面有个“播放”选项卡，可以设置视频是“自动播放”还是“单击时播放”，我建议大多数情况用“单击时播放”，免得一翻页视频就自己响起来，吓人一跳，要是你演讲节奏控制得好，也可以用“自动播放”，但得配好计时。

第四步：微调视频的外观和行为（顺便聊点“作弊”技巧）

视频放进去了,怎么让它更符合你的演讲节奏？点中视频框，你会看到顶部多了一个“视频格式”选项卡，里面有个“视频形状”功能——你可以把视频框变成圆形、圆角矩形、甚至五角星，讲真，我很少用这个，因为太花哨反而不专业，但有个功能我特别爱用：“视频边框”，给它加个深灰色边框，视频在白色背景上会显得特别突出，观众视线自然就锁定了。

在“播放”选项卡里，可以设置“淡入淡出”——就是视频开始和结束时有点渐隐效果，这个我强烈推荐，尤其是播放项目回顾视频、团队活动混剪那种时候，过渡特别自然，你还可以设置视频缩放，比如把画面裁切到某个区域——虽然PPT裁剪功能比较基础，但应付一般需求够用了。

再说个“作弊”技巧：视频占位符，如果你PPT里有很多视频，可以先在版式里添加“媒体内容占位符”，这样每次新加页面时点一下图标就能快速选视频，不用每次都从菜单栏找，这个方法尤其适合做培训课件，省不少时间。

第五步：放映时的注意事项（别让它变成灾难）

你辛辛苦苦做好了PPT,终于要现场展示了，这时候视频播放出问题，是灾难性的，我经历过一次：在几百人的会场，我点了视频按钮，结果没声音，后来发现是我把PPT的音量设置成了静音，怎么避免？

第一,提前测试：一定要在准备演示的那台电脑上测试视频播放，因为不同电脑的显卡、解码器可能不一样，你的电脑能播，换一台未必行，比如公司投影的电脑往往配置老旧，而你的新电脑装了一堆解码包，视频能播得出奇流畅，万一现场电脑不行，至少提前知道，可以试试把视频转成兼容性最好的格式，我记得Office官网有说明，说建议用H.264编码的MP4文件，这是最通用的。

第二,设置视频播放模式：在“播放”选项卡里，记得检查“视频选项”组，确保“全屏播放”勾选或者不勾选取决于你，我一般不勾选“全屏播放”，因为全屏后会挡住PPT的过渡动画，看起来有点突兀，除非你的视频比例完全和PPT页面比例一致，否则全屏后画面会变形。

第三,音频问题：视频里有声音，但放映时没动静？检查一下电脑右下角的小喇叭图标，看看是不是连了外接音箱且音量没开，还有，确认你在PPT里点的是“喇叭图标”而不是“静音图标”，这个细节我吃了两次亏。

第四,应急方案：像我前面说的，备份一份本地视频，要是联网视频正播着突然加载不出来（比如网络卡了、视频被下架了），你就赶紧切换到本地视频版本，点一下继续播，如果你是用Mac做Office 365的PPT，Windows电脑放映时，字体和视频解码可能出问题，那就真的只能靠你提前调试了。

说点掏心窝子的话

你看,office 365的PPT加视频这事，说难真的不难，你说简单，里边又全是细节，我刚开始用的时候，也踩过坑，摔过跤，甚至有一次眼巴巴看着客户的眼神从期待变成无奈，原因就是我视频播放卡住了，但别怕，说到底，PPT只是工具，视频也只是锦上添花的调料，你真正要做的，是让你的内容值得被看见，让观众愿意停下来听你说。

试试看吧,从一小段视频开始，相信我，用了之后你会爱上那种感觉——台下的人盯着屏幕，眼里有光。